因为要监控 关键词排名 ，所以首先需要明确哪些关键词需要监控排名？这些关键词的网页地址是什么？
一、罗列需要监控的关键词
关键词监控并不单单指网站主关键词或者二级关键词的监控，它还包括三级关键甚至 长尾关键词 的监控。
一般情况下，网站的主要关键词就1、2个，二级关键词根据网站规模可能有数十个、上百个，三级关键词有几百个、数千个，长尾关键词数量更大。要监控如此庞大的关键词体系的排名，靠脑袋记、靠手工去操作明显是不科学的，这就要求 搜索引擎优化 者将需要监控排名的关键词罗列出来。
建议根据网站的情况，建立自己的关键词数据库，将各层级的关键词归纳起来，以备后用。关键词排名查询就是关键词数据库众多应用中的一个。
如果搜索引擎优化者没有建立自己的关键词数据库，不妨从现在开始建立一个，相信以后在网站不断的发展过程中，关键词数据库还有更多、更优秀、更重要的应用。
二、找到网站上承载这些关键词的主要页面
关键词数据库建立之后，还需要整理关键词所对应的页面地址，也就是针对网站上的每个关键词，一一列出它们所在的页面。
针对不同情况，有两种处理关键词对应页面地址的方法。
懒人的关键词对应页面处理方法
在通常情况下，关键词的数量极多，很多搜索引擎优化者无法成为成千上万个关键词找到具体对应的网页地址，这时候就可以采用最懒、最简单的方法来匹配每个关键词对应的页面：将所有关键词对应页面都设定为 域名 。
产生这种方法的原因在于关键词批量查询机制：在查询关键词排名时，程序会获得搜索引擎查询某个关键词的返回结果，在结果中进行URL对比，如果发现关键词所在页面地址，就可以判断此关键词的排名。
不过，在某些特殊情况下，关键词排名可能出现自己跟自己竞争的问题，也就是书，网站上出现了几个页面对应同一个关键词：在同一个关键词排名中，某个网站的几个页面都有排名。
在这样的情况下，如果采用懒人的关键词对应页面方法，就很难精确地判断出关键词排名的具体情况，也就失去了关键词排名监控的意义。
精细的关键词对应页面的处理方法
要精确地知道关键词排名的效果，最好的方法还是根据每个关键词对应的页面地址建立关键词数据库。
这样的操作虽然很繁琐，但是容错率却很低，在某些搜索引擎优化策略出问题时还能及时地发现问题，比如网站的不同页面竞争同一个关键词的情况。
三、建立关键词排名数据库
获得了网站的关键词列表和关键词对应的网页地址以后，就可以建立关键词排名的数据库了。这个数据库的建立需要根据批量查询关键词排名的工具来做，也就是满足导入这些关键词查询工具的条件和格式，以便后期导入关键词查询工具进行查询。
在通常情况下，搜索引擎优化者应该选定一款关键词查询工具，然后针对这款关键词排名查询工具设计关键词数据库，在符合其格式要求的情况下，才能保证关键词查询的方便和快捷。
建好了关键词排名数据库，后面的步骤就是将这个数据库导入到关键词批量查询工具中进行查询了。
四、保存每次关键词排名查询的结果
在获得了关键词排名结果以后，搜索引擎优化者应该按照一定的日期对查询结果进行保存，以便后续查询、对比，辨别哪些关键词排名在上升，哪些关键词排名在下降。
现在的关键词批量查询工具都有导出功能，通过导出功能可以很好地将关键词排名报告进行各种格式的导出。
五、定期更新关键词排名
需要注意的是，与网站收录量查询一样，关键词排名查询也是动态的，这就需要搜索引擎优化者设计一个符合自己习惯的查询节奏，以掌握关键词排名的最新动态。
在通常情况下，关键词排名的更新时间可以设定为1个星期，因为目前大多数主流搜索引擎都会在1个星期进行一次数据库的小更新，1个月进行一次大更新（细微的更新每时每刻都在发生）如果搜索引擎优化者每个星期都对关键排名进行监控的话，可以在第一时间发现关键词排名的变化趋势并进行调整。
